1. Começando: entrar, voltar e sair

A locadora é aberta pelo Instituto, com o e-mail do administrador. Você entra em /login com esse e-mail e cai direto no LocaObra.

1. 1Entre e abra o Início — ele mostra a frota, o que exige ação hoje, as máquinas paradas na oficina e (para quem pode) o dinheiro.
2. 2Voltar e sair — no alto de toda tela há o botão “Voltar”, que volta à página anterior (se você chegou direto, leva ao Início), e o botão “Sair do aplicativo”, que encerra o seu acesso e leva ao login. Em celular compartilhado, saia sempre ao terminar. Na demonstração, sem login, “Sair” leva de volta à lista dos aplicativos.
3. 3Convide a equipe — em Usuários e permissões. São quatro papéis: administrador, operação do pátio, financeiro e consulta. Valor, frete e cadastro de cliente ficam com o administrador; o dinheiro, com o administrador e o financeiro.
4. 4Confira os dados da empresa — em Configurações: CNPJ, endereço, caução e fretes padrão, e com quantos dias de antecedência avisar o vencimento.

2. Checklist de implantação

Marque à caneta, na ordem. O Instituto ajuda a montar a frota na implantação.

• Locadora aberta e administrador entrando com o próprio e-mail
• Equipe convidada, cada pessoa no papel certo
• Fichas do catálogo cadastradas (modelo, capacidade, voltagem, diária de excedente, caução) e preços por período definidos
• Betoneiras cadastradas ou importadas da planilha, cada uma com seu código
• Etiquetas QR impressas e coladas nas máquinas (adesivo resistente a água)
• Clientes e obras cadastrados (um a um, ou pela planilha de clientes)
• Itens de estoque cadastrados (um a um, ou pela planilha de estoque), com o estoque mínimo de cada um

3. A frota e o QR Code

Em Equipamentos fica tudo da máquina. Cada betoneira tem uma ficha, e o QR Code colado nela abre essa ficha no celular.

1. 1Cadastre a ficha do catálogo — o modelo (por exemplo, betoneira 400 L) com os preços por período. O catálogo só sugere o valor: quem decide é o contrato.
2. 2Cadastre as máquinas — uma a uma, ou em “Cadastrar várias de uma vez” (escolhe a ficha e o prefixo), ou em “Importar planilha” com a sua planilha da frota. O código é a chave: importar de novo não duplica nem mexe na situação da máquina.
3. 3Imprima as etiquetas — em Imprimir etiquetas QR. Cole uma em cada betoneira, em lugar protegido.

Máquina baixada some da frota que conta, mas o histórico dela continua guardado.

4. Clientes e obras

1. 1Cadastre o cliente — em Clientes e obras, botão “Cadastrar cliente”. Só o administrador cadastra: um cliente sem documento vira locação sem garantia.
2. 2Ou importe de uma planilha — em Clientes e obras, “Importar clientes de uma planilha”. Primeiro baixe a planilha-modelo e preencha: nome, tipo (PF ou PJ), CPF/CNPJ, telefone, WhatsApp, e-mail, endereço, cidade, UF e CEP; se quiser, também a obra e o endereço dela. Escolha o arquivo (.xlsx ou .csv) e toque em “Conferir a planilha”: o sistema mostra o que vai ser cadastrado, o que já existe e as linhas ignoradas com o motivo (por exemplo, CPF ou CNPJ que não confere). Nada é gravado até você tocar em “Confirmar e gravar”. Quem já está cadastrado com o mesmo documento não é duplicado: só ganha telefone, WhatsApp ou e-mail que estavam vazios. Só o administrador importa.
3. 3Cadastre a obra — a obra é separada do cliente de propósito: o mesmo cliente tem várias. Na obra, o botão do Google Maps leva o motorista até lá.
4. 4Cliente com problema — o administrador pode bloquear o cliente, com o motivo. Cliente bloqueado não abre locação nova.

5. Abrindo a locação (Nova locação)

É o contrato. Só o administrador abre e cancela, porque valor e desconto são dinheiro da empresa.

1. 1Escolha o cliente e a obra — a obra aparece depois que o cliente é escolhido.
2. 2Escolha as máquinas — só entram as disponíveis. Cada uma ganha o valor combinado: o campo vem sugerido pelo catálogo, mas é você quem confirma. Sem preço no catálogo, o campo fica vazio, nunca zero.
3. 3Período e data prevista (opcionais) — o contrato pode ficar em aberto, sem data. Sem data prevista não existe atraso.
4. 4Fretes, desconto e caução — o frete de entrega e o de retirada, o desconto e a caução. A caução fica à parte: não é faturamento.
5. 5Abrir a locação — o contrato nasce, as máquinas ficam reservadas e o número aparece como LOC-0001.

6. Saída e retorno pelo QR Code (Entrada e saída)

Quem opera o pátio ou o motorista, com o celular na mão, na frente da máquina.

1. 1Aponte a câmera para o QR — abre a ficha da betoneira. Se não estiver logado, o sistema pede o login e volta para a ficha.
2. 2Para sair: “Deixar na obra” — escolha a obra onde a máquina fica e, se quiser, por quanto tempo (pode ficar em aberto). A saída registra data e hora reais.
3. 3Para voltar: “Receber de volta” — responda a inspeção de recebimento, item por item. Não grava com item em branco.
4. 4Escolha para onde a máquina vai — o sistema sugere pelo que foi encontrado: Disponível, Higienização, Manutenção, Análise de cobrança ou Bloqueado. Falha crítica, dano estrutural, proteção ausente ou risco elétrico não liberam a máquina.
5. 5“Registrar o retorno” — a última máquina do contrato encerra a locação sozinha. Máquina que voltou suja ou com defeito já cai na oficina, com o motivo.

Equipamento não é devolvido porque o cliente mandou mensagem. Só o registro do retorno encerra. Em Entrada e saída fica o livro de tudo que saiu e voltou, sem apagar nada.

7. Agenda das betoneiras

O que precisa chegar na obra, o que precisa voltar e o que já está reservado, nos próximos 14 dias.

1. 1Abra a Agenda — as entregas vêm do início de cada contrato e as retiradas da data prevista. Máquina reservada para o futuro aparece marcada.
2. 2Cuide do que está em vermelho — é o que já devia ter acontecido.
3. 3Contrato sem data — aparece à parte, sem retirada marcada. Combine a data com o cliente e registre no contrato.

8. Manutenção e higienização (a oficina)

Máquina parada é aluguel que não entra: a fila mostra há quantos dias cada uma está parada.

1. 1Abra Manutenção e higienização — as máquinas aparecem por situação, com o motivo vindo da inspeção. Âmbar e vermelho dizem que está demorando.
2. 2Aplique a peça — em “Aplicar peça do estoque”, escolha a peça e a quantidade. Ela sai do saldo e fica registrada na ordem.
3. 3Conclua a ordem — diga o que foi feito e para onde a máquina vai (disponível, ou a etapa seguinte). Se houve custo, o administrador e o financeiro informam.
4. 4Máquina bloqueada — só o administrador libera, com justificativa escrita.

9. Estoque e insumos

Peça, acessório e material de lavagem. O saldo nunca fica negativo: se a conta não fecha, o sistema para e mostra o que tem.

1. 1Cadastre o item — nome, unidade (un, kg, l, m...) e o estoque mínimo. Abaixo do mínimo a tela avisa.
2. 2Ou importe de uma planilha — em Estoque e insumos, “Importar itens de uma planilha”. Baixe a planilha-modelo e preencha: nome, unidade (un, kg, l, m, cx, par, jogo, saco ou lata), estoque mínimo e, se quiser, o saldo inicial. Toque em “Conferir a planilha”, veja a lista (novos, atualizados, ignorados com o motivo) e só então em “Confirmar e gravar”. O nome é a chave: item que já existe não duplica, só recebe a nova unidade e o novo mínimo, e o saldo dele nunca é mexido. O saldo inicial só vale para item novo e entra como uma entrada no histórico. Quem opera o pátio ou administra pode importar.
3. 3Dê a entrada — quando o material chegar, com a nota e o fornecedor. O preço é opcional e só o administrador e o financeiro informam.
4. 4Lance as saídas — para obra, para consumo interno, ou para a ordem de serviço (pela fila da oficina).
5. 5Devolva o que voltou sem uso — só volta o que saiu para aquela obra ou ordem.
6. 6Corrija a contagem — só o administrador, com justificativa. Nada se apaga: corrigir é lançar o contrário.

10. Financeiro e cobrança

Só o administrador e o financeiro veem o dinheiro.

1. 1Lance a cobrança no contrato — em “Cobrança deste contrato”, em “Lançar a cobrança”. Dá para cobrar sinal e resto. O excedente por atraso entra pelo número de dias da máquina na obra.
2. 2Dê baixa — em Financeiro, na aba A receber, “Receber” com a data. O que foi baixado não se cancela: se foi engano, lança estorno.
3. 3Contas a pagar — a aba A pagar tem o mesmo jeito, com repetição mensal para o que se repete.
4. 4A caução — fica à parte, como “cauções retidas”. Devolver é um a pagar.
5. 5Nota fiscal de serviço — o atalho abre o portal do governo. O LocaObra não emite nota.

11. Alertas e cobranças

O que pede ação hoje: devolução atrasada ou perto de vencer, cobrança vencida e estoque no mínimo.

1. 1Abra Alertas e cobranças — a lista vem do mais urgente para o menos.
2. 2Leia a mensagem preparada — em “Ver a mensagem preparada”. Ela traz as opções ao cliente: renovar, devolver ou combinar a retirada.
3. 3Envie pelo WhatsApp — o botão abre a conversa com o texto já escrito e o cliente escolhido. Quem envia é você, depois de ler. O sistema nunca manda sozinho.

12. Relatórios

1. 1Ocupação e disponibilidade — quantas máquinas estão na rua, no pátio, na oficina e bloqueadas.
2. 2Faturamento — por mês, por cliente e por betoneira: qual rende mais. A caução nunca entra.
3. 3Manutenção por máquina — quantas ordens, quantos dias parada e quanto custou: qual dá mais problema.

13. Checklist da rotina

• Todo dia: Início e Alertas e cobranças
• Todo dia: Agenda (o que sai e o que volta) e a fila da oficina
• A cada saída e retorno: registrar pelo QR Code na hora, com a máquina na frente
• Toda semana: contas a receber vencidas cobradas e o estoque no mínimo reposto
• Todo mês: Relatórios abertos para ver a ocupação e o faturamento
• Sempre que o estoque for contado: ajuste feito pelo administrador, com justificativa